𝐈𝐧𝐭𝐞𝐠𝐫𝐚𝐬𝐢 𝐚𝐧𝐭𝐚𝐫 𝐚𝐩𝐥𝐢𝐤𝐚𝐬𝐢 𝐨𝐟𝐟𝐢𝐜𝐞 : 𝐌𝐀𝐈𝐋 𝐌𝐄𝐑𝐆𝐄

•°. *࿐ 𝑰𝒏𝒕𝒆𝒈𝒓𝒂𝒔𝒊 𝒂𝒏𝒕𝒂𝒓 𝒂𝒑𝒍𝒊𝒌𝒂𝒔𝒊 𝒐𝒇𝒇𝒊𝒄𝒆 : 𝑴𝑨𝑰𝑳 𝑴𝑬𝑹𝑮𝑬•°. *࿐

𝗛𝗮𝗹𝗼 𝘀𝗲𝗺𝘂𝗮𝗻𝘆𝗮 !! 𝗸𝗮𝗹𝗶 𝗶𝗻𝗶 𝗸𝗶𝘁𝗮 𝗮𝗸𝗮𝗻 𝗺𝗲𝗺𝗯𝗮𝗵𝗮𝘀 𝗺𝗮𝘁𝗲𝗿𝗶 𝗜𝗻𝘁𝗲𝗴𝗿𝗮𝘀𝗶 𝗔𝗻𝘁𝗮𝗿 𝗔𝗽𝗹𝗶𝗸𝗮𝘀𝗶 𝗢𝗳𝗳𝗶𝗰𝗲: 𝗠𝗮𝗶𝗹 𝗠𝗲𝗿𝗴𝗲

: ̗̀➛ Apa itu Mail Merge?

fitur mail merge diartikan sebagai “Surat Massal”, sebab fitur ini memang mendukung untuk pembuatan surat masal di Microsoft Word. Secara umum lagi, pengertian dari mail merge adalah suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama secara lebih cepat dan praktis

: ̗̀➛ Makna Mail Merge

Ada yang menyebut nya sebagai surat gabung, karena menggabungkan aplikasi, sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi sumber. Salah satu contoh nya adalah Microsoft Word mengambil data yang ada pada Microsoft Excel. Selain surat gabung, ada yang menyebut mail merge sebagai surat masal. Disebut surat masal, dikarenakan mail merge biasa nya digunakan sebagai wadah pengiriman surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama, namun berbeda informasi datanya.

Surat gabung : 

Menggabungkan sistem aplikasi sehingga aplikasi utama dapat mengambil data dari aplikasi sumber. Misalnya, dari microsoft word mengambil data yang ada pada microsoft excel.

Surat Masal   :

 Biasanya Mail Merge ini digunakan untuk mengirimkan surat atau berkas ke banyak orang dengan menggunakan template yang sama namun berbeda informasi datanya. 

: ̗̀➛ Fungsi Mail Merge

Fungsi dari Mail Marge sendiri adalah membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama. Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.

: ̗̀➛ Langkah Langkah Membuat Mail Merge di word

Database adalah kumpulan dari data-data yang akan digunakan. Cara menggabungkan data dengan surat yang terdapat di Microsoft, yakni sebagai berikut.

1. Membuat File Sumber Data

Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak alamat. 

Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:

2. Membuat Naskah Utama

Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 

Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.

Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di atas, ruang kosong berada setelah kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur mail merge diterapkan.

3. Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

4. Buka file naskah utama di Microsoft Word

kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan. 

Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan surat, maka dipilih Letters.

5. Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada pada gambar di bawah ini.

Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.

6. Pilih sheet data yang Sesuai

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Contohnya adalah sebagai berikut:

Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di atas.

7. Mengatur Tata Letak

Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.

Misalnya, untuk kolom Nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakan dulu kursor di sebelah kata Nama di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di atas.

8.Insert Merge Field

Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya. Detailnya seperti di gambar berikut:

9.Atur data Merge Field

Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah ini:

Sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>> dan seterusnya.

10. Melihat Hasil (Preview Result)

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result  yang masih ada di menu Mailings.

11. Pastikan Data Benar

Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data.

Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar berikut:

12. Menyimpan dan Mencetak

Tahap akhir dalam cara membuat mail merge di Word adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di Microsoft Word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan, yaitu: 

Edit Individual Document, digunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehingga hasil penyimpanan akan berisi Microsoft Word baru dengan data sesuai sumber data utama. Jadi, jika di sumber data utama ada 10 data maka akan muncul 10 file naskah utama berisi masing-masing data. 

Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen mail merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda. 

Send Email Messages,  digunakan untuk mengirimkan file naskah utama. 

Dari tiga pilihan tersebut, silahkan memilih yang dirasa paling sesuai dengan kebutuhan.

-ˋˏ ༻❁ 𝐬𝐞𝐤𝐢𝐚𝐧 𝐝𝐚𝐫𝐢 𝐬𝐚𝐲𝐚 𝐭𝐞𝐫𝐢𝐦𝐚𝐤𝐚𝐬𝐢𝐡 𝐬𝐞𝐦𝐨𝐠𝐚 𝐛𝐞𝐫𝐦𝐚𝐧𝐟𝐚𝐚𝐭 ❁༺ ˎˊ-